RFID耐用、安全、穩定、非接讀取等優勢可以用來進行檔案館的業務流程優化。借助技術手段替代人工繁雜的勞動，有助于緩解檔案館的壓力，提升管理人員的滿意度。
 

　　通過RFID軟硬件的配合，我們可以實現將檔案編目、檔案入庫上架、檔案盤點、檔案查詢與借閱、銷毀管理等業務操作流程智能化，大大提高了檔案管理的效率，從而讓管理人員能夠解放出來進行檔案館的其他工作。
 

　　RFID檔案館智能管理系統具體是如何進行智能化管理的呢?
 

　　(1)檔案收集與編目。

　　各相關部門移交的檔案和資料一開始會被做掃描處理，并被上傳到到數字檔案館系統中。 然后管理人員會將RFID標簽打印機打印的對應編碼，粘貼到檔案卷盒上，相當于給所有的資料和案卷都發了一張唯一的“ID卡”，后續需要調取卷宗資料信息，直接用相應的RFID讀寫器讀取信息即可獲得。
 

　　(2) 檔案入庫與上架。

　　檔案管理員只需要將檔案盒放置到智能檔案架的空余位置，紅外設備便會感知到其位置，同時RFID識別到檔案案卷的標簽則會提示完成歸檔。存檔的完成意味著帶標簽的卷宗已經和其位置信息綁定在了一起，即實現了精準定位。
 

　　(3) 檔案盤點自動化。

　　傳統檔案盤點是一項“大工程”，需要人工認真仔細的核對全部檔案的數量，并與過往記錄做對比，如有缺失案卷則需在系統中盤查其被借閱的具體情況。通過RFID讀取設備對檔案的自動識別，這項工作將會變得非常簡單。RFID讀取的數據與系統數據比對完成，還會自動生成報表，而且基本不會出錯。
 

　　(4) 檔案利用服務個性化。

　　數字時代，檔案館用戶的需求呈現多元化。如何更好的細分用戶的層次、結構，描述用戶畫像，進而開展最優的分眾式利用服務?FRID以及各類傳感器對于時間、地點、用戶狀態的感知和處理可以為檔案館提供切實可信的數據。譬如搜集用戶的行為軌跡、發現用戶的喜好，對于用戶的服務需求進行提前預判，實現個性化的“私人定制”信息資源服務，這無疑是未來檔案館發展的方向。
 

　　(5) 檔案的鑒定與銷毀。

　　隨著檔案的過期，需要按時間逐步對過期檔案進行鑒定銷毀。此時可以通過RFID的讀取功能，識別出哪些檔案已過有效期，并發出銷毀的指令。